À l’heure du numérique, on peut être encore surpris de la masse de documents et de justificatifs en format papier qu’une entreprise est amenée à conserver et à archiver. Fort heureusement, le législateur se met à la page… virtuelle !
En effet, un décret a récemment précisé les conditions qu’une copie électronique doit remplir pour être présumée avoir la même force probante qu’un original, autrement dit avoir la même valeur. Attention toutefois, le fait que la copie électronique puisse être présumée fiable signifie qu’il est possible d’apporter la preuve du contraire même si elle a été produite en respectant les exigences du décret.
Ainsi, une entreprise pourra choisir, en connaissance de cause, de conserver uniquement des copies électroniques de ses documents papiers, si elle est en mesure de prouver que le procédé employé pour les générer répond, notamment, aux conditions suivantes :
– le procédé (la numérisation) doit permettre de produire des informations liées à la copie et assurant son identification et, notamment, sa date de création ;
– il doit pouvoir générer une empreinte électronique qui garantit que toute modification ultérieure de la copie est détectable. Il peut s’agir d’un horodatage qualifié, d’un cachet électronique qualifié ou d’une signature électronique qualifiée, au sens du règlement UE n° 910/2014 du 23 juillet 2014, autrement dit certifié par un prestataire habilité ;
– il doit permettre la conservation de la copie électronique dans des conditions propres à éviter toute altération de sa forme ou de son contenu ;
– l’accès aux dispositifs de reproduction et de conservation doit faire l’objet de mesures de sécurité appropriées.
Précision : le décret précise que les opérations requises pour que la copie électronique demeure lisible dans le temps ne constituent pas une altération de son contenu ou de sa forme, si elles sont tracées et donnent lieu à la génération d’une nouvelle empreinte électronique de la copie.
