Frais professionnels liés aux nouvelles technologies : comment rembourser les salariés ?

Le remboursement des frais professionnels liés à l’utilisation, par les salariés, des outils issus des nouvelles technologies de l’information et de la communication (NTIC), tels que téléphones portables, ordinateurs ou connexion à Internet obéit à des règles particulières fixées par un arrêté du 20 décembre 2002.

Rappel : les frais professionnels remboursés au salarié dans les conditions fixées par cet arrêté sont exonérés de cotisations sociales.

Ainsi, les frais liés aux NTIC doivent être remboursés :
– sur la base des dépenses réellement engagées par le salarié ;
– ou, à défaut, d’après la déclaration faite par ce dernier évaluant le nombre d’heures à usage strictement professionnel, dans la limite de 50 % de l’usage total.

Pas de remboursement forfaitaire

Dans un souci de simplicité, un employeur peut-il cependant prévoir un remboursement forfaitaire des dépenses faites par les salariés dans le cadre de l’utilisation des NTIC ?

La Cour de cassation a répondu par la négative, cette modalité de remboursement n’étant pas prévue par l’arrêté de 2002.

Dans cette affaire, l’employeur, une entreprise réalisant des enquêtes de satisfaction, avait mis en place des « indemnités web » afin de rembourser les frais liés à l’utilisation par les salariés notamment de leur imprimante et de leur connexion Internet. Le montant de cette indemnité était de 2 € pour chaque mission effectuée par le salarié.

L’entreprise justifiait le recours à ce mode de remboursement par son besoin de recruter un grand nombre de salariés par des CDD de très courte durée et par le montant très faible de leurs dépenses, le tout rendant difficile la production de justificatifs des frais réels engagés.

Cet argument n’a pas convaincu la Cour de cassation qui a considéré que l’Urssaf avait eu raison de décider que ces remboursements forfaitaires devaient être soumis à cotisations sociales.

Cassation Civile 2e, 28 mai 2014 n° 13-18212