Jusqu’alors, les employeurs souhaitant mettre en place un dispositif d’écoute et d’enregistrement des conversations téléphoniques de leurs salariés devaient, au préalable, effectuer une « déclaration normale » auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (Cnil). Cela supposait de détailler notamment la finalité du système mis en place et les données recueillies.
Face à leur développement, la Cnil a simplifié cette formalité. Ainsi, dès lors que le système mis en place dans l’entreprise répond à certaines exigences, un simple engagement de conformité doit être transmis à cet organisme.
Rappel : aucune formalité n’est requise lorsque l’entreprise a pris soin de désigner un correspondant informatique et libertés.
Quelle finalité ?
Le système mis en place par l’employeur ne peut avoir pour finalité que de former ou d’évaluer les salariés ou encore d’améliorer la qualité de service proposé par l’entreprise. Ne sont donc pas concernés notamment les dispositifs visant à l’enregistrement permanent ou systématique des appels sur le lieu de travail.
Attention : cette simplification ne vise que les enregistrements sonores. Tout enregistrement audiovisuel en est exclu.
Quelles données ?
Les données traitées ne doivent porter que sur les données d’identification du salarié et de l’évaluateur, les informations techniques relatives aux appels (date, heure et durée) et sur l’évaluation professionnelle du salarié.
Par ailleurs, elles ne peuvent être transmises qu’aux seules personnes chargées de la formation ou de l’évaluation des salariés ou bien de l’amélioration de la qualité de service.
Enfin, l’employeur ne peut conserver les enregistrements au-delà de 6 mois. La durée de conservation des documents d’analyse établis lors des écoutes étant, quant à elle, fixée à un an maximum.
Important : les salariés et leurs interlocuteurs doivent être informés notamment de l’écoute et de l’enregistrement de leurs appels, des finalités poursuivies par le dispositif ainsi que de leur droit d’accès, de rectification et d’opposition.
Délib. Cnil n° 2014-474 du 27 novembre 2014, JO du 6 janvier
