Fichier des écritures comptables : êtes-vous prêt ?

Depuis le 1er janvier 2014, toutes les entreprises tenant leur comptabilité au moyen d’un système informatisé doivent, en cas de contrôle, fournir à l’administration fiscale leur comptabilité sous la forme de fichiers dématérialisés. Une obligation lourde de conséquences lorsqu’elle n’est pas respectée. Rappel des enjeux.

Quand le FEC est-il exigé ?

Le fichier des écritures comptables (FEC) est désormais le seul mode de présentation accepté par l’administration dans le cadre d’une vérification de comptabilité tenue sur informatique. Les services fiscaux en font la demande par avis de vérification ou lors d’un contrôle inopiné dès le début de la procédure. Être en capacité de le remettre sans délai au vérificateur constitue donc une nécessité absolue.

À savoir : une comptabilité est dite informatisée dès lors qu’elle est tenue, même partiellement, à l’aide d’un logiciel, qu’il s’agisse d’un logiciel comptable ou d’un logiciel de bureautique classique (tableur, traitement de texte…).

Un fichier normé

Le FEC est un fichier normé. Pour être accepté par le vérificateur, il doit, en effet, répondre à un format particulier. Dès sa remise, il est soumis à un contrôle de conformité (via le logiciel ALTO 2) à l’issue duquel les anomalies sont identifiées. Des anomalies qui, si elles se révèlent bloquantes, peuvent entraîner un rejet pur et simple du FEC. Procéder à des essais de création d’un FEC avant tout contrôle est donc fortement conseillé.

Précision : le logiciel « Test Compta Demat » librement téléchargeable sur le site de la DGFIP (economie.gouv.fr) permet de vérifier la validité de la structure d’un FEC.

Toute la comptabilité

Des contraintes de contenu pèsent également sur le FEC. Ce dernier doit ainsi comprendre « l’ensemble des données comptables et des écritures retracées dans tous les journaux comptables au titre d’un exercice ». Et les écritures doivent y être classées par ordre chronologique. Selon le régime d’imposition du contribuable, pour chacune d’entre elles, 18 à 22 champs d’informations doivent être renseignés. Et attention, si le FEC généré comporte des spécificités (utilisation de codifications internes au cabinet…), le cabinet doit en présenter un descriptif détaillé à l’administration.

Non-présentation ou rejet du FEC

Il est important de savoir que le défaut de remise du FEC ou son rejet pour non-conformité est passible d’une amende de 5 000 € ou, en cas de rectification si le montant est plus élevé, d’une majoration de 10 % des droits mis à la charge du contribuable. Et l’incapacité à remettre un FEC peut même être assimilée à une « opposition à contrôle fiscal » pouvant conduire à un redressement d’office assorti d’une majoration de 100 % des droits rappelés !

Autant de raisons qui ne peuvent qu’inciter les dirigeants de cabinet à ne pas attendre un contrôle pour prendre en charge ce dossier, bien plus complexe qu’il n’y paraît.