La loi relative au dialogue social et à l’emploi du 17 août 2015 a autorisé le déroulement des réunions du comité d’entreprise (CE) en visioconférence. Elle a également encadré l’établissement du procès-verbal et le recours à l’enregistrement de ces réunions. Des mesures qui sont entrées en vigueur le 15 avril dernier suite à la publication du décret fixant les conditions de leur mise en œuvre.
Le recours à la visioconférence
L’employeur peut désormais réunir le CE en utilisant la visioconférence. Le nombre de réunions se déroulant via ce dispositif étant fixé par accord entre l’employeur et les membres élus du comité ou, à défaut, limité à trois par année civile.
Précision : cette mesure concerne aussi notamment le comité central d’entreprise et le CHSCT mais pas les délégués du personnel. S’agissant de la délégation unique du personnel, le projet de « loi Travail » prévoit d’autoriser cette instance à recourir à la visioconférence.
Pour ce faire, le dispositif technique mis en place doit garantir l’identification des membres du comité et leur participation effective en assurant la retransmission continue et simultanée du son et de l’image des délibérations. De plus, lorsqu’il est procédé à un vote à bulletin secret, ce dispositif doit garantir que l’identité de l’électeur ne puisse jamais être mise en relation avec l’expression du vote. Enfin, en cas de vote par voie électronique, le système retenu doit également assurer la confidentialité des données transmises ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.
Important : il est nécessaire de vérifier, avant l’engagement des délibérations, que le dispositif mis en place respecte bien toutes ces conditions. Le vote doit ensuite avoir lieu de manière simultanée, les participants disposant d’une durée identique pour se prononcer.
L’établissement du procès-verbal
Les modalités d’établissement et de transmission du procès-verbal des réunions du CE sont organisées par le biais d’un accord collectif. À défaut, précise le décret, ce document est établi et transmis à l’employeur par le secrétaire du comité d’entreprise dans les 15 jours suivant la réunion, ou avant la prochaine réunion si celle-ci a lieu dans ce délai de 15 jours.
L’enregistrement et la sténographie des séances
L’employeur ou le CE peuvent décider de recourir à l’enregistrement ou à la sténographie des réunions. Sachant que si la décision émane du comité, l’employeur ne peut s’y opposer que si les délibérations portent sur des informations confidentielles et qu’il présente comme telles.
À noter : sauf si un accord entre l’employeur et les membres du CE en dispose autrement, les frais liés à l’enregistrement ou la sténographie des séances incombent à l’employeur lorsqu’il est à l’initiative de l’utilisation de ces dispositifs.
