Le décompte des effectifs du cabinet n’est pas une formalité à prendre à la légère ! Et pour cause, il permet de déterminer les cotisations sociales sur les salaires auxquelles l’employeur est assujetti, la date limite de paiement de ces cotisations ou encore les exonérations de cotisations dont le cabinet peut bénéficier. Et pour simplifier cette démarche, les pouvoirs publics ont harmonisé les règles de décompte des effectifs pour le calcul et le recouvrement des cotisations et contributions de Sécurité sociale.
Précision : ces nouvelles règles s’appliqueront dès le 1er janvier 2018. Elles serviront donc au décompte des effectifs du cabinet de l’année 2017.
Quels sont les domaines concernés par le nouveau décompte ?
L’employeur devra appliquer les nouvelles règles de décompte des effectifs pour calculer sa contribution au Fonds national d’aide au logement (Fnal), vérifier son assujettissement au forfait social sur les contributions patronales de prévoyance complémentaire et au versement de transport et pour connaître le type de tarification auquel il sera soumis en matière d’accidents du travail et de maladies professionnelles.
Par ailleurs, ce nouveau décompte des effectifs devra être utilisé pour déterminer l’éligibilité de l’employeur aux différents dispositifs d’exonération de cotisations sociales, à savoir, notamment, la déduction forfaitaire de cotisations patronales sur les heures supplémentaires et l’exonération de cotisations patronales en faveur de l’emploi dans les zones de revitalisation rurale et les zones de redynamisation urbaine.
Enfin, les dates limites de versement des cotisations sociales sur les salaires et de transmission de la déclaration sociale nominative seront fixées en fonction de l’effectif du cabinet calculé selon ces nouvelles règles. Il en sera de même pour apprécier si le cabinet a atteint le seuil de 11 salariés en dessous duquel l’Urssaf peut mener un contrôle sur pièces.
À noter : le nouveau décompte des effectifs ne concernera pas la participation des employeurs à la formation professionnelle continue, ni l’exonération de cotisations liée aux contrats d’apprentissage.
Comment procéder au nouveau décompte ?
Les personnes prises en compte dans l’effectif du cabinet seront les salariés titulaires d’un contrat de travail (ce qui exclut les stagiaires) ainsi que les dirigeants assimilés salariés, c’est-à-dire ceux affiliés au régime général de la Sécurité sociale et non pas au Régime social des indépendants (gérant minoritaire de SARL, président de SAS, président du conseil d’administration de SA…).
Ne seront toutefois pas décomptés les salariés en CDD qui remplacent un salarié absent ou dont le contrat de travail est suspendu, les travailleurs temporaires, les apprentis, les salariés en contrat initiative emploi (durant la période de versement de l’aide accordée à l’employeur) et les salariés en contrat de professionnalisation.
Exception : les apprentis ainsi que les salariés en contrat initiative emploi ou en contrat de professionnalisation entreront dans les effectifs du cabinet en matière de tarification liée aux accidents du travail et aux maladies professionnelles.
L’effectif salarié annuel de l’employeur est déterminé au niveau du cabinet, c’est-à-dire tous établissements confondus. Il correspond à la moyenne des effectifs calculés pour chaque mois de l’année civile précédente. Sachant que tout mois durant lequel le cabinet n’a pas employé de salarié n’est pas pris en compte dans cette moyenne.
Exception : pour le versement de transport, l’effectif n’est pas décompté au niveau du cabinet, mais pour chaque établissement situé dans une zone où est institué le versement de transport ou localisé en région Île-de-France.
Quant à l’effectif mensuel du cabinet, il tient compte du temps de travail des salariés. Aussi, les salariés à temps complet sont intégralement décomptés dans l’effectif. En revanche, les salariés à temps partiel sont retenus au prorata de la durée du travail figurant dans leur contrat de travail.
Exemple : un salarié à temps complet compte pour une unité. Le salarié qui travaille 26 heures par semaine dans un cabinet soumis à la durée légale de travail de 35 heures compte pour 26/35.
Le décompte de l’effectif est également ajusté en fonction des embauches et départs du cabinet qui ont lieu en cours de mois. Concrètement, les salariés sont pris en compte au prorata du nombre de jours de présence dans le cabinet. Ainsi, par exemple, un salarié à temps complet embauché le 10 du mois de décembre compte pour 10/31.
Précision : l’effectif est arrondi au centième sans tenir compte de la fraction au-delà de la deuxième décimale. Un effectif de 9,146 est donc arrondi à 9,14.
